8 Aprilie 2013

Cum, cât și unde se păstrează documentele de salarizare!

Daniela Hamza
Consilier Juridic

Fotografie autor

Conform Anexei 1, lit. A, pct.1 din Ordinul nr. 3512/2008, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională. Contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele și documentele justificative și contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, de către alte persoane juridice române care dispun de condiții corespunzătoare. Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.

Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiința organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.

Termene de păstrare:

Conform Anexei 1, lit. F, pct.50 din Ordinul nr. 3512/2008  prevede că persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Astfel:

• statele de plată a salariilor: se păstrează timp de 50 de ani;

• registrele și documentele justificative și contabile: 10 ani cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția celor prevăzute la pct. 51, respectiv:

a) facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut de Codul fiscal.

b) documentelor prevăzute în anexa nr. 4 care se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

c) documentelor financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani–se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

În caz de încetare a activității, conform Anexei 1, lit. F , pct. 55 din Ordinul nr. 3512/2008, persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu Anexei 1, lit. F , pct. 56 din Ordinul nr. 3512/2008 și cu următoarele reguli generale:

- documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

- dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

 

 

Contor: 5132 afișări

Daniela Hamza, 8 aprilie 2013 09:32

Calificativ

Comentarii

Comentarii
 
Irina spunea,
5 ianuarie 2017, 15:23

Titlul este foarte interesant, continutul...
de exemplu, in cazul intocmirii unor state de regularizare, unde, la ce luna se arhiveaza statele, unde se arhiveaza copiile, etc

banner
banner

Abonare newsletter

Promoții

banner